企业每天产生的文件是非常多的，这些文件有很大一部分都是企业的机密文件，如果文件泄露出去，很有可能会给企业带来非常大的损失。以前企业管理文件很简单，都是存放在电脑中，但是这样其实是很容易出现问题的。那么使用文件管理系统有必要吗？现在就一起来听听专家对于这方面的建议。

1、让文件变得更安全

文件存储在员工电脑中一定安全吗？答案是否定的，因为很多员工对于网络安全其实一窍不通，这样在办公的过程中是很容易导致文件泄露的。还有就是员工自己保存文件会导致文件过于分享，电脑出现问题，企业可能连备份都没有。使用文件管理系统的好处就是可以让文件统一管理，这样就可以让企业的文件更安全。

2、查找文件更方便

以前想要找一个文件可能要通过很多人才能查询到，但是现在只要使用这个系统查找文件就会变得非常方便，很快就可以找到自己想要的文件，这样能够大大提高自身的工作效率，对于企业发展有很大帮助。

3、进行合理化分类

这个系统还可以对目前已有的文件进行合理化分类，这样所有的文件就可以一目了然，员工使用起来也会比较舒服，最重要的是查找文件不再是一件痛苦的事情。

所以使用文件管理系统是何有必要的事情，尤其是现在都是互联网办公，如果没有做好文件管理，企业发展肯定会受到影响。